如何不要讓 Hubspot 中的數據大象席地而坐，建議濫觴與五大流程！

Hubspot 的強大、便利來自於完整且精確的數據與流程

但若您還沒看過上一篇，可先請參考以下連結：

在這個AI工具優先的年代，業務開發上也不得不請HubSpot支援輸贏

聯絡窗口很重要沒錯！但在 B2B 世界，「一間公司」才是一個賺錢機會

#AccountBased #B2B業務 #HubSpot實戰 #拒絕內耗

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一、為什麼「以人為本」會讓業績打折？

1. 判斷失真：100 個 Lead 不等於 100 個機會

同一家公司有三個人填表單，Contact 報表看起來很熱鬧，但其實「採購預算」只有一份。如果只看人的數量，會誤判 Pipeline 的真實熱度。

2. 團隊內耗：業務 A、B 互踩線，客戶也覺得困擾且不夠專業

最尷尬的莫過於：業務 A 在跟行銷部談，業務 B 同時間在開發採購部，這在客戶眼裡不是積極，而是「這家公司內部根本沒對齊，我怎麼敢跟我們買？」

3. 接手斷層：前面鋪的梗全毀

如果資料是散落在人身上，前任業務離職後，新人接手只會看到一堆零散名單。Account-based 的紀錄能讓你一開公司頁面，就看到過去三個月所有的會議、提案與競品異議，才是正式完整交接。

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二、今後在 HubSpot 建檔一間公司就是一個帳戶 (Account)

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三、如何「多賺一間公司的錢」？

1. 挖掘隱藏案源：同個帳戶，多次賺錢

如果你只看人，案子結案就沒了。但看「公司」視角，你會發現這家公司還有其他事業部、其他國家據點可以開發。同一個 Account 裡，往往藏著複數的成交機會。

2. 降低單點失敗風險：別讓 Champion 離職毀掉案子

如果原本支持你的窗口離職了，單線聯繫的業務就掛了。Account-based 要求你佈局多個角色，當某人消失，你還有其他 Contact 可以接手，案子不會重來。

3. 資源精準投放：分 Tier 決定你的戰力

透過公司資料（產業、營收），你可以把客戶分等級。Tier 1 帳戶值得你客製化提案與多次拜訪；Tier 3 帳戶則用自動化郵件處理。這就是科學化的戰力配置，把時間花在最會賺錢的公司上。

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現在真的不是在學系統，是試著將我們瑣事外包給 Hubspot

#業務開發 #營運自動化 #HubSpot教學 #工作流優化

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我們不用學一堆 Hubspot 功能，每天其實只是在重複做這五件事：

流程一：新公司 / 新線索要怎麼「正確進系統」

A. 主動開發／自己挖到一間新公司

1. 先搜尋公司是否已存在
   • 進入：Companies（主選單 → Contacts → Companies）
   • 右上角搜尋列輸入公司名稱或網域（例如：awoo 或 awoo.ai）。
2. 若找不到，就建立新 Company
   • 在同一頁右上角點 Create company。
   • 在建立視窗中至少填：
     • Company name
     • Company domain name（非常重要，用來觸發自動 enrichment 和 website tracking）
   • 其他欄位可先略過，之後由系統自動補資料。
3. 建立後，檢查 enrichment / Intelligence tab
   • 建立完成後會進到該公司的紀錄頁：
     • 左欄「About this company」：看 Industry、Employee range、Revenue range 有沒有被自動補上。
     • 上方標籤列：如果有 Intelligence tab，可以點進去看更完整的公司資訊與網站訪客數(但台灣的公司資料可能會比較少)。

B. 已有公司，只是新增新的聯絡人（Contact）

1. 在 Company 頁面直接新增 Contact（最推薦）
   • 進入該公司頁。
   • 右邊靠上的「Contacts」卡片或關聯區塊，點 Add > Create contact。
   • 建立聯絡人時，HubSpot 會自動把這家公司設為 Primary company，不用再額外關聯。

1. 如果先建立了 Contact，要補關聯 Company
   • 進入：Contacts
   • 一樣概念下點某一個聯絡人 → 右側「Company」卡片 → Add > Choose existing company，搜尋並選擇。

「新機會 ≒ 先建 Company，再建 Contact。」

流程二：每天打開 HubSpot，先看「今天要做什麼」

A. 用 Tasks 當「今日待辦清單」

1. 進入 Tasks 總覽
   • 主選單 → Tasks。
   • 這裡預設有幾個 view，例如：Today、Overdue、Upcoming 等。
2. 看 Today / Overdue
   • 點左側邊欄的 Today：只顯示今天到期的任務。
   • 點 Overdue：顯示已經過期還沒完成的任務。
3. 任務裡會直接顯示關聯的公司 / 聯絡人 / Deal
   • 業務不必再去找紀錄：點一下任務，就能打開該 Company / Contact / Deal 頁面。

B. 從自己的 Deals pipeline 看「哪些案子是本週重點」

1. 進入 Deals pipeline
   • 主選單 → Deals。
   • 切換到 Board 視圖（看每一階段的卡片）。
2. 常用自訂 view 建議
   • 「My open deals」：只看自己負責、未關閉的案件。
   • 「Closing this month」：Close date 在本月內的案件。
3. 操作提示
   • 業務每天可以快速拖拉卡片，更新 Stage。
   • 在卡片上點右鍵 / More，也可以直接建立 Task、記錄活動。

流程三：把我們跟客戶的互動通通簡單記下來（活動紀錄）

紀錄的目的是讓未來的自己和夥伴看得懂，不用文情並茂喔。

以下以「公司頁面」為主，因為 Account-based：

1. 進入任一 Company
   • 從 Companies 列表點公司名稱，進入公司紀錄頁。
2. 記錄電話 / 會議 / email / Note 的位置
   • 在中間「活動時間軸」上方，有一排按鈕：
     • Activity/Note（一般備註）
     • Email（也可以從 HubSpot 寄出一封 email ＋順便建立待辦事項）
     • Calls（電話）
     • Tasks（任務）
     • Meeting（已發生的會議）
3. 建議「最小紀錄格式」
   • Log call / Log meeting 內容建議三行即可：
     1. 客戶目前的狀況或痛點
     2. 我們談了什麼重點 / 方案
     3. 下一步（誰在什麼時間前要做什麼）
4. 同步關聯到 Contact / Deal
   • 在記錄窗口中，通常可以看到「Associated with」區塊：
     • 確保這次電話／會議同時關聯到：
       • 對應的 Company
       • 相關的 Contact
       • 對應中的 Deal
   • 這樣任何人從這三種紀錄切入，都看得到相同的活動。

流程四：推進 / 更新 Deal 的階段（Pipeline 使用）

目標：把「大家腦中的銷售流程」和 HubSpot 的 Deal stages 對齊。

1. 從 Company 或 Contact 建立 Deal
   • 在 Company 頁面：
     • 中間「Deals」關聯卡片 → Add > Create deal。
   • 在建立 Deal 視窗中，重點要填：
     • Deal name（建議包含公司名）
     • Pipeline & Deal stage（目前在第幾階段）
     • Amount（金額，可先估算）
     • Close date（預計決策時間）
2. 從 Deals 頁面拖拉更新階段
   • 進入 Deals → Board 視圖。
   • 直接拖拉卡片從公司自訂的「初談」→「提案」→「談合約」→「贏單 / 失單」。
   • 團隊也可以建立共識：
     • 每一個 Stage 的「進入條件」是什麼？
     • 例如：
       • 進入「提案中」= 已經開過正式需求會議、有明確機會與需求
       • 進入「合約談判」= 已送出報價或草約、有明確時程與決策流程。
3. 在 Deal 裡看完整上下文
   • 點進某個 Deal，頁面左側會顯示：
     • 關聯的 Company、Contacts
     • Amount、Close date、Stage
   • 中間活動時間軸：顯示所有關於這個 Deal 的會議、電話、email。
   • 業務可以只看 Deal，就掌握當前機會的全貌。

流程五：回頭檢查「快被你放掉的帳戶」

這一段是預防「明明有機會，但因為太久沒跟就爛掉」的情況。

A. 找出「很久沒動、但看起來很重要」的 Deals

1. 在 Deals 建立一個 view，例如：Stalled deals
   • 進入 Deals 列表（Table 視圖）。
   • 使用 Advanced filters，加上類似條件：
     • Last activity date 超過 30 天前
     • Deal stage 在客戶已有合作意願，或已經收回報價單
     • Amount 大於某個金額（例如 > 50k）
   • 儲存為 view：「Stalled high-value deals」。
2. 定期檢查這個 view
   • BD 主管或業務自己，每週打開一次這個 view：
     • 檢查這些卡住的案子：要 push 嗎？要重新評估？還是應該標註 Lost？

B. 找出「有互動但沒有 Owner 的公司」

1. 在 Companies 建一個 view，例如：Active, no owner
   • 條件示意：
     • Last activity date 在過去 30 天內
     • Company owner is unknown
   • 代表：最近其實有互動，但還沒有負責聯絡人。
2. 視情況決定是否要指派業務，開第一個 Deal 或設 Task
   • 對這些公司，業務可以判斷：
     • 是否要建立第一個 Deal（代表正式列入 pipeline）
     • 或至少設一個 Task，安排下一次跟進。

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Hubspot 是我們的加速器，而不是我們的負擔

善用工具不是為了公司，而是為了我們自己。

若我們每天花 4 小時在整理 Excel、找聯絡人電話、或是回覆老闆「案子進度到哪了」那就實在太浪費人森了，

「我們在 awoo 追求的是『科學驅動的成長』，我們要善用工具、不用勉強大腦不擅長的工作。」

一開始一定還是會有點卡、學習門檻或不習慣，但等到我們發現報表能自動產出、快速回答問題，或是客戶突然被我們「撈」出來的那天，我們一定會感謝我們自己的！

還有更多問題或想瞭解的嗎？

也可以直接跟我、蔡阿達加賴、或右下角AI小編(Fueled by OpenAI)即可開始展開對話！

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